Yerel Yönetimler Genel Müdürlüğü tarafından verilen görüşe beraber bakalım;

Başkanlığınızda 657 sayılı Kanuna tabi bir personelin daha önce yargılandığı bir davada beraat kararı aldığından bahisle ceza yargılamasına ilişkin belgelerin özlük dosyasından çıkartılmasına ilişkin ilgi yazı incelenmiştir.

Bilindiği üzere, 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun;

109 uncu maddesinde, "Memurlar, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası esas alınarak kurumlarınca tutulacak personel bilgi sistemine kaydolunurlar. Her memur için bir özlük dosyası tutulur.

Özlük dosyasına, memurun mesleki bilgileri, mal bildirimleri; varsa inceleme, soruşturma, denetim raporları, disiplin cezaları ile ödül ve başarı belgesi verilmesine ilişkin bilgi ve belgeler konulur.

Memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde, hizmet gerekleri yanında özlük dosyaları göz önünde bulundurulur. ..." hükmü,

131 inci maddesinde, "Aynı olaydan dolayı memur hakkında ceza mahkemesinde kovuşturmaya başlanmış olması, disiplin kovuşturmasını geciktiremez. ..." hükmü,

133 üncü maddesinde, "Disiplin cezaları memurun özlük dosyasına işlenir. Devlet memurluğundan çıkarma cezasından başka bir disiplin cezasına çarptırılmış olan memur uyarma ve kınama cezalarının uygulanmasından 5 sene, diğer cezaların uygulanmasından 10 sene sonra atamaya yetkili amire başvurarak, verilmiş olan cezalarının özlük dosyasından silinmesini isteyebilir.

Memurun, yukarıda yazılan süreler içerisindeki davranışları, bu isteğini haklı kılacak nitelikte görülürse, isteğinin yerine getirilmesine karar verilerek bu karar özlük dosyasına işlenir.

Kademe ilerlemesinin durdurulması cezasının özlük dosyasından çıkarılmasında disiplin kurulunun mütalaası alındıktan sonra yukarıdaki fıkra hükmü uygulanır." hükmü yer almaktadır.

Diğer taraftan, 15.4.2011 tarihli ve 27906 sayılı sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan 2 Seri Nolu Kamu Personeli Genel Tebliğinde, "D) ÖZLÜK DOSYASI TUTULMASINA İLİŞKİN USUL VE ESASLAR

657 sayılı Kanunun 6111 sayılı Kanunla değiştirilen “Memur bilgi sistemi, özlük dosyası” başlıklı 109 uncu maddesinin son fıkrasında, “Özlük dosyalarının tutulma esasları ile özlük dosyalarında yer alacak belgelere ilişkin usûl ve esaslar Devlet Personel Başkanlığınca belirlenir.” denilmektedir. Mezkûr hükme istinaden aşağıdaki usul ve esaslara göre işlem yapılması gerekli görülmüştür. ...

Dördüncü bölümde; memur hakkında yapılan disiplin soruşturmalarına ilişkin evraklar ile verilen disiplin cezaları, yargı organlarınca memur hakkında verilmiş karar örnekleri, görevden uzaklaştırmaya ilişkin belgeler ile varsa inceleme, soruşturma ve denetim raporları, ... Saklanır.

6- Belgeler özlük dosyasının ilgili bölümüne, eski tarihli olan altta olacak şekilde, kronolojik sıraya göre yerleştirilir. ..." açıklamasına yer verilmiştir.

"Yargı organlarınca memur hakkında verilmiş karar örnekleri" ifadesinden neyin anlaşılması gerektiğine ilişkin olarak Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 20/05/2020 tarihli ve 2020/396 sayılı Kararında, "...ifadesinin yargı organlarınca memurun çalışma hayatına ilişkin verilmiş karar örneklerini mi yoksa memur hakkında verilmiş tüm karar örneklerini mi kastettiği hususuna ilişkin olarak Kurumca, Devlet Personel Başkanlığından görüş talep edildiği ve Devlet Personel Başkanlığının Kuruma gönderdiği cevabi yazıda; 2 Seri No'lu Kamu Personeli Genel Tebliğinin "Özlük dosyalarının tutulma esasları ile özlük dosyalarında yer alacak belgelere ilişkin usul ve esaslar" başlıklı bölümüne ilişkin düzenlemelere yer verildikten sonra, "Mezkür Tebliğde memurun özlük dosyasının sekiz bölümden oluştuğu belirtilmekte, bölümlerde hangi konulara ilişkin belgelerin yer alması gerektiği hususu düzenlenmekte olup, özlük dosyasında yer alan her bir bölüme ilişkin belgelerin tek tek zikredilmesinin mümkün bulunmadığı, kurumlarca lüzum görülen tüm belgelerin ilgili bölümlere konulmasının uygun olacağı, dosyanın dördüncü bölümünde memurun yalnızca çalışma hayatına ilişkin değil yargı organlarınca memur hakkında verilen tüm karar örneklerinin bulunması gerektiği değerlendirilmektedir" denilmekle birlikte, bahsi geçen kişisel verinin Kanunun 6 ncı maddesi kapsamında özel nitelikli kişisel veri olması ve ilgili kişinin, şikayet başvurusuna konu etmiş olduğu mahkeme kararlarının işlenmesine ilişkin olarak halihazırda açık rızasının bulunmaması hususları birlikte değerlendirildiğinde, söz konusu verilerin işlenmesinde Kanunun 6 ncı maddesinin üçüncü fıkrasında yer alan ".sağlık ve cinsel hayat dışındaki veriler, kanunlarda öngörülen hallerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir." düzenlemesi uyarınca kişisel verinin işlenebilmesinde "kanunlarda öngörülme" prensibi doğrultusunda hareket edileceği ve söz konusu ifadenin, "maddi kanun" biçiminde anlaşılması gerektiği, bu doğrultuda, DPB'nin Kurum görüş talebine verdiği cevap ve 2 Seri No'lu Kamu Personeli Genel Tebliği hükümleri uyarınca sözü edilen kararların özlük dosyasından çıkarılmasına yer olmadığının değerlendirildiği," açıklamalarına yer verilmiştir.

Bu itibarla, Devlet memurlarına ilişkin yargı organlarınca memur hakkında verilmiş karar örneklerinin özlük dosyasında saklanması gerektiği mütalaa edilmekte olup bu belgelerin özlük dosyasından silinmesine ilişkin bir düzenleme de bulunmamaktadır.